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Projektmanagement

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Projektmanagement - Kunst und Wunder oder Können und Wissen?

ProjektmanagementProjektmanagement -
das Highlight der Instrumente für Unternehmens-, Produkt- und Projektentwicklung!?

Damit lassen sich Wunder vollbringen, wenn der Vertrieb schwächelt, Produktentwicklungen nicht vorankommen oder neue Organisationsstrukturen gefunden werden müssen. Kernkompetenz, Fertigungstiefe und Wertschöpfungskette lassen sich damit ermitteln, definieren und berechnen. Sinkende Kundenloyalität ist dank Projektmanagement endlich zu begründen und Unternehmensethik lässt sich geistig-synthetisch in Dossiers beweisen. Projektmanagement sourct in, sourct out, schafft Arbeitsplätze in dafür neu geschaffenen Unternehmen oder mittels neuer Unternehmensstrukturen. 

Projektmanager, Projektleitungs- und Projektteam-Mitarbeiter als neue Karriereziele! Mit ihrer Suche nach Spezialisten lassen Unternehmen, aber auch Headhunter, Unternehmensberatungen und Zeitarbeitsfirmen, die Wochenendausgaben der auflagestarken Tageszeitungen aufquellen.

Von Personal-Leasing-Unternehmen sind mittlerweile Projektteams zu mieten, komplett vom Projektmanager bis zur Schreibkraft. Reden diese Anzeigen wirklich von einer neuen, speziellen Qualifikation? Oder werden hier Spezialisten gesucht oder gemacht und verkauft, die es schon immer gab, die ihre besonderen Qualifikationen oder Talente nur mangels Nachfrage nicht im großen Stil zu vermarkten wussten?

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Grundlagen des Projektmanagements

Netzplantechnik - für jede Führungskraft entweder aus der Studienzeit, durch Erfahrung im Umfeld der Betriebsorganisation oder als direkter Tätigkeitsbezug  ein zumindest grob inhaltlich bekannter Begriff.

Mittels DIN 69900 wurden die Leitpfade „Projektdefinition und –ziel, Planung, Ablauf und Kontrolle“ normiert. Der Oberbegriff zur Zusammenfassung aller Einrichtungen und Maßnahmen, die dazu dienen, ein Projekt zu realisieren, wurde 1987 als Bereich „Projektwirtschaft“ mit DIN 69901 geschaffen. DIN 69902 bis 69905 regelten Ressourcen, Kosten, Leistung, Finanzierung, Management und Projektabwicklung. Mittlerweile sind diese Normierungen überarbeitet, so dass im Wesentlichen, auch unter Einbeziehung des Qualitätsmanagements, die neuen Fassungen der DIN 69901, ISO 9000:2005 (ISO 10006) zum Ansatz kommen.

Projektmanagement ist die Planung und Steuerung zur Erreichung von Sach-, Termin- und Kostenzielen. Gute Vorbereitung als Garant eines ebenen Weges und Akribie in der Ausführung der Einzelschritte, so stellen sich manche Unternehmer, Bereichsleiter, leider auch viele Projektleiter, den wesentlichen Kern von funktionierendem Projektmanagement vor.

Unerfahrenheit in der Projektorganisation, der Planung, Leitung, Kontrolle und viele, viele andere Unbedachtheiten bringen als Projektergebnisse leider ein ganz anderes Bild zu Tage.

So erfahren wir von zweifelhaften Projekten, die durch lückenhafte Planung und ungewollt unzulängliche Ausführung zu ungewissen und vagen Zielen führen. Wir erleben auch kopfloses Projekt-Krisenmanagement, weil im Planungsstadium keine Strategien oder zumindest Spielräume für Risiko-Management technischer oder finanzieller Risiken vorgesehen waren. Falsch verstandene unternehmerische Risikobereitschaft, wenn es um die Projektindikatoren geht, kann zum Bumerang werden.

Ist Projektmanagement, -entwicklung und –realisierung deshalb ein Buch mit sieben Siegeln? Nur etwas für höher Eingeweihte? - Natürlich, wenn man es so sieht, dass Erfahrung die „Weihe“ mit sich bringt.

Es gibt Unternehmenszweige, in denen die tägliche Arbeit zum großen Teil aus Projektmanagement besteht. Denken Sie an große Bauträgergesellschaften oder kleine Architekturbüros, an Marketing- und PR-Agenturen, Konstruktions- und Entwicklungsgesellschaften, denken Sie auch an den staatlichen Straßenbau oder an den strukturellen Aufbau und die Einrichtung privater Kommunikationsnetze. Ohne fundiertes Wissen und ohne weitgreifende Erfahrungen würden solche Projekte bereits beim Brainstorming sterben, ohne je die eigentliche Planungsphase zu erreichen.

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Die Symbiose von Wissen und Erfahrung

In der Hauptsache stellt sich für Sie als Unternehmer zunächst die selbstkritische Frage, ob ausreichend kompetente fachliche Ressourcen, angefangen bei Projektmanagement und Projektleitung bis ins letzte Glied des Projektteams in Ihrem Unternehmen vorhanden sind.

Die zweite Frage fordert Sie zur objektiven Bewertung und Beurteilung über Umfang und Schwierigkeit Ihres Projekts auf. Beziehen Sie alle Ihnen als möglich erscheinenden Herausforderungen, firmeninternes abwicklungstechnisches Know-how, zeitliche und qualitative Personalressourcen, Zeit- und Finanzmittelaufwand und -kontrolle, Ablauf- und Zielkontrolle für die einzelnen Bereiche und die generelle Management-Lösung in diesen Katalog mit ein.

Die Antworten werden Ihnen sagen, dass man Projektmanagement studieren kann, aber nicht muss. Mit Ihren eigenen Antworten brechen Sie bereits ein paar Siegel auf und entdecken einige vermeintliche Geheimnisse. Aber mit der Beantwortung dieser Fragen wird auch ganz deutlich: die Ergebnisse Ihrer Bestandsaufnahme müssen mit Erfahrung aus der Praxis gepaart werden, um den angestrebten Erfolg sicher realisieren zu können.

Somit bleibt, nachdem Sie allein oder gemeinschaftlich mit Ihrem Führungsstab die Weichen für ein Projekt gestellt haben, noch die Frage nach der Erfahrung zu beantworten. Daraus resultiert die Entscheidung, ob internes oder externes Projektmanagement. Hilfreich sind dabei Gedanken über die Unternehmensstruktur. Flache, im Ablauf sonst bewährte Führungshierarchien, können für das intern zusammengestellte Projektmanagement oder die Projektleiter unüberwindbare Hindernisse darstellen. Nicht strukturierbares Umfeldmanagement muss dabei nicht gleichbedeutend sein mit Führungsschwäche. Ist im Projektmanagement genügend Fachkompetenz zu allen einzelnen, auch peripheren Projektbereichen und -abläufen vorhanden? Ist vor allem Erfahrung in Netzplantechnik vorhanden, möglichst im gesamten Projektteam?

Wenn Sie diese Schlüsselfragen jeweils mit keinem überzeugenden „Ja“ beantworten können, ist das Projekt bei Eigenregie mit hohem Zeit- und Kostenaufwand verbunden und trotz spezifischer Arbeitsvielfalt zum Scheitern verurteilt. Unternehmerische Risikobereitschaft ist in diesem Zusammenhang fehl am Platz - dieser Sparkurs führt direkt ins Projekt-Krisenmanagement.

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Projektteam – die Qual bei der Wahl.

Eine weitere Entscheidung, ob internes oder externes Projektteam, muss vor dem Hintergrund Zeit, Kosten, Projektziel und -ergebnis getroffen werden. Nehmen wir als Beispiel die Produkteinführung einer modifizierten Zick-Zack-Oberfräse.

Wer kennt das neue Produkt am besten? Ihre Konstruktion. Wer kennt den Markt am besten? Ihre Marketing-Abteilung und Ihr Vertrieb. Wer kennt die Kundenzielgruppe am besten? Ihr Vertrieb und Ihr Kundendienst. Wer kennt Ihren Wettbewerb am Besten? Vertrieb und Marketing. Ein paar schlagkräftige Argumente sprechen dafür, doch in Eigenregie vorzugehen.

Nach der Chaos-Studie der Standish Group ist ein offensichtlicher Erfolgsfaktor die aktive Beteiligung der Unternehmens- oder Bereichsleitung am Projektverlauf. Dabei stellt sich gerade bei kleinen bis mittleren Unternehmensgrößen die Frage, ob denn der Unternehmer, der selbst Projektmanager ist und der Bereichsleiter als Projektleiter die notwendige Zeit im erforderlichen Moment aufbringen können. Wenn nein, ist das Projekt ohne externe Hilfe nicht in einem vernünftigen Zeit- und Kostenrahmen zu bewältigen.

Ein externes Projektteam ist u.U. auf zeit- und kostenintensive Analysen angewiesen, das interne Team kann Ihnen durch seine Kenntnisse evtl. einen Teil aus diesem Budgetplatz frei machen. Also kann ein Team-Mix manchmal die beste Lösung sein.

Internes Projektteam, auch internes Projekt-Controlling, bedeutet, hohe fachliche und zeitliche Effizienz, gleichzeitig aber erhebliche Zeit-, Qualitäts- und Produktivitätsverluste am Stamm-Arbeitsplatz. Hier sollte nicht alleine die Sicht und der Rat von Projektexperten, sondern auch Ihr unternehmerisches Gespür, Ihr Bauchgefühl, entscheiden. Externe Berater vergessen nur all zu oft, dass zusätzliche Personalkosten auch wirtschaftlich gerechtfertigt und tragbar sein müssen.

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Projekte - Chaos in Zahlen.

Mit wenigen Sätzen lässt sich darstellen, wie sich Unerfahrenheit, unklare Projektdefinition und –anforderung, falsche Sparsamkeit oder die Wahl der falschen Mitarbeiter oder Partner auf das Projektergebnis auswirken.

Falsche Partner können absolut erfahrene, vielfach erfolgreiche Projektspezialisten sein. Ein produkttechnisches oder produktwirtschaftliches Projekt ist aber kein IT-Entwicklungsprojekt. Ein Neubauprojekt ist kein Vertriebs- oder Marketingprojekt. Ganz unterschiedliche Fähigkeitsmerkmale, markt-, branchen- und produktspezifische Kenntnisse und Erfahrungen hat das Projektmanagement mitzubringen, will es sich gleichzeitig sowohl für ein Projekt der Wirtschaftsethik und Unternehmensmoral auf Konzernebene anbieten oder auch als Spezialist für Marketingprojekte eines Herstellers für Fördertechnik.

Die Chaos-Studie der Standish Group nimmt seit über einem Jahrzehnt immer wieder aufs Neue weltweit kleine und große Projekte unter die Lupe. Weitere namhafte Consulting-Unternehmen haben wiederum deren Ergebnisse über IT-Projekte kritisch geprüft oder gleich eigene Analysen ausgearbeitet. Schließlich gilt es, die Ursachen für verunglückte Projekte und Milliardenverluste zu finden. Es kamen mehrere unabhängige Ergebnisse zustande, die leider kaum voneinander abweichen. Die durchschnittlichen Erfolgsquoten anderer Projektarten weisen ebenfalls nicht die angestrebten Ergebnisse aus.

Projektziel gem. Planung erreicht:  

29 %

Projektziel teilweise oder geändert erreicht:

53 %

Projekt gescheitert oder aufgegeben:

18 %

Finanzmittelverlust darin:

100 – 200 %

   

Terminüberschreitungen bei Projekten:

84 %

Zeitplanverzug darin:

100 - 200 %

   

Kostenüberschreitung bei Projekten:

56 %

Planmittelüberschreitung darin:

> 100 %

Wenn 71 % der Projekte im Ausgang als mangelhaft oder gar gescheitert zu bewerten sind, darf die Qualifikation des jeweils betroffenen Projektmanagements durchaus angezweifelt werden.

Für die präzise Zieldefinition eines Projektes ist die Unternehmens- oder Fachbereichsleitung als Projektmitglied noch mitverantwortlich. Aber die Verantwortung für den erfolgreichen Projektablauf haben Projektmanagement und Projektteam zu übernehmen, besonders wenn sie als Auftragnehmer eines Unternehmens agieren.

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Eigenprojekt Werbung: Wir sind fast perfekt.

Die Chaos-Studien existierten noch nicht einmal in den Gedanken der Standish Group, als wir, vom Start weg erfolgreich, bereits in den Achtziger Jahren unsere ersten Projekte übernahmen.

Dabei haben wir unsere Verantwortung in der Projektarbeit gegenüber unseren Auftraggebern immer ernst genommen. Das dehnen wir so weit aus, dass wir uns bei unterschiedlichen Stakeholdererwartungen, unklaren Projektanforderungen, vagen Zieldefinitionen usw. keinesfalls mit Projektaufträgen auf dünnes Eis begeben. Unser Auftraggeber hat Geld zu verlieren, wir auch – und unseren Ruf obendrein. Deshalb begeben wir uns auch nicht mit Projektaufträgen aufs Glatteis, wenn uns im Einzelfall notwendige spezielle technische Kenntnisse oder spezifische Branchenerfahrung fehlen. Unser „Chaos“ drückt sich höchstens im Bestreben nach Perfektion aus.

Selbstverständlich schlagen wir immer wieder unbekannte Wege ein und lernen gerne Neues hinzu. Uns jedoch als Alleskönner zu präsentieren, nur weil wir lernfähig sind, wäre aber doch ein bisschen dick aufgetragen. Als Verantwortlicher muss ich die Entscheidung treffen, für welche Projekte wir ausreichend gerüstet sind. Über meine persönlichen Erfahrungen und Stärken gibt Ihnen mein Profil Aufschluss.

In den Projekten, die wir für Industrie, Handel, Dienstleistung und Gewerbe ausführen, konzentrieren wir uns auf die Kernbereiche unseres Könnens: Unternehmensförderung mit den Schwerpunkten Wirtschafts- und Unternehmensethik, Messe, Franchising und Krisenmanagement sowie Vertriebsförderungsprojekte.

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Und jetzt beginnt der praktische Teil

Bevor wir für Sie Projektmanagement-Leistungen übernehmen, lernen wir von Ihnen im Erstgespräch den Projekthintergrund, Ihre Motivation und Ihre Vorstellungen über Ablauf und Ziel kennen.

Anschließend arbeiten wir, evtl. gemeinsam mit Ihnen, die Projektdefinition aus, die Ablauf-, Struktur-, Personal- und Finanzplanung und zusätzliche Detailpunkte wie Projektwirtschaft und Controlling. Danach arbeiten wir für Sie bis zur Abschlussdokumentation.

Haben wir etwas ausgelassen? Ohne Zweifel, denn Projektmanagement ist zu vielseitig und zu variabel um sich mit einer Standard-Liste anbieten zu lassen. Deshalb sind Sie jetzt am Zug – entweder telefonisch oder über unser Kontaktformular.

Alfred Kohlmann (CTS)

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